Es un hecho que las facturas en papel, tanto las que se generan por impresora como las que se cubren a mano en impresos prediseñados, están destinadas a desaparecer. Tanto es así, que la factura electrónica obligatoria ya es el único medio de emisión que puede ser utilizado por las empresas que suministran bienes o prestan servicios a los distintos organismos de la Administración pública.
Además, ya son mayoría las empresas que emplean algún tipo de facturación digital de forma voluntaria, prescindiendo de la tradicional facturación en papel impreso. Y para quienes aún no la utilizan, vamos a explicar qué es una factura electrónica y las distintas formas de hacer una factura electrónica.
También veremos las principales ventajas de este sistema de facturación y cuando está previsto que se implante en España, de manera generalizada, la factura electrónica obligatoria.
Qué es la facturación electrónica
Una factura digital es una factura que no se emite en soporte físico de papel sino en formato electrónico. En consecuencia, la factura es un simple archivo informático que puede ser enviado o recibido instantáneamente por cualquier medio telemático.
Obviamente, para su visualización es necesario disponer de un ordenador, móvil o tablet. Además, dependiendo del formato de archivo utilizado para generar la factura electrónica, el receptor puede precisar de un software específico para visualizarla y procesarla.
A todos los efectos legales, la factura electrónica tiene exactamente el mismo valor que la factura tradicional, pero existe una diferencia: para poder expedir una factura digital, es necesario que su receptor dé el consentimiento previo al emisor para recibirlas en ese formato.
¿Qué tipos de facturas electrónicas hay?
El término de factura digital se aplica indistintamente a dos tipos distintos de archivos informáticos:
Factura digital sin formato estructurado
Por un lado, la factura digital sin formato estructurado es una factura generada de forma manual o automatizada en un formato informático de uso generalizado, como puede ser el caso del PDF.
Básicamente, se trata de una imagen que no se puede modificar y en la que se visualizan los mismos datos que en una factura en papel. En definitiva, la única diferencia con una factura física es que el papel es sustituido por una imagen informatizada.
Este tipo de facturas pueden enviarse autenticadas por firma digital o no, puesto que, para validar la autenticidad de las mismas, es suficiente con que hayan sido enviadas al receptor desde la cuenta de correo electrónico de la empresa o del trabajador autónomo que la emite.
Por tanto, cuando no se reciben autenticadas por firma digital, es conveniente hacer una copia o conservar los correos electrónicos en los que fueron enviadas como archivos adjuntos.
El proceso de introducción en el ordenador del emisor de los datos contenidos en la factura debe realizarse manualmente, tras la visualización de cada uno de ellos. Es decir, el método de procesamiento tampoco se diferencia del de las facturas en papel.
Factura electrónica en formato estructurado
Por el contrario, las facturas electrónicas en formatos estructurados son archivos en los que se almacenan, ordenada y separadamente, todos los datos contenidos en la factura. Estos archivos de datos estructurados son generados de forma automatizada por el sistema informático del emisor. Por su parte, el sistema informático del receptor también los procesa, de manera automática e instantánea.
Los datos estructurados contenidos en esas facturas pueden trasladarse, también automáticamente, a los sistemas de contabilidad, pagos y cobros de los emisores y los receptores. Obviamente, hay que contar con software capaz de generar, interpretar, visualizar y almacenar los datos contenidos en las facturas digitales.
¿Y cómo hacer una factura electrónica en formato estructurado? A tal efecto, pueden usarse programas comerciales o utilizar Facturae, el software gratuito desarrollado por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Añadimos que este tipo de factura digital es la que debe considerarse una factura electrónica propiamente dicha.
Para aquellos lectores a los que esta última afirmación les choque, nos explicamos: aunque ambos tipos de facturas sin papel son, evidentemente, facturas digitales, para evitar confusiones es preferible diferenciar su denominación. Por lo tanto, se recomienda referirse a ellas de la siguiente forma:
- Factura digital. Denominación utilizada cuando se trata de facturas generadas en formatos estrictamente visuales, caso del PDF
- Factura electrónica. Término empleado cuando se habla de facturas que contienen datos estructurados, independientemente de su formato y del programa que permite visualizarlas en pantalla.
Ventajas de la facturación digital
Estas son las principales ventajas de la facturación digital, tanto para el emisor como para el receptor:
- Proceso de emisión y recepción prácticamente inmediato.
- Consultas automatizadas y rápidas.
- Seguridad total de los datos durante el proceso de envío.
- No son necesarios espacios físicos para el almacenamiento de las facturas.
- Ahorro económico en personal laboral, en papel, en tóner, en impresoras y en gastos de correo convencional.
Adicionalmente, la facturación electrónica es un procedimiento mucho más ecológico y sostenible que la emisión de facturas en papel. Y eso sin contar con que las posibilidades de fraude a la hora de facturar por este sistema son nulas; el Ministerio de Hacienda tiene constancia en tiempo real de todas y cada una de las facturas emitidas.
Cuándo es obligatoria la factura electrónica
Ya hemos indicado que la factura electrónica en formato estructurado es actualmente obligatoria para quienes hagan algún tipo de negocio con las Administraciones públicas españolas. El resto de las empresas pueden utilizar la factura electrónica de forma voluntaria, siempre que los receptores de las facturas hayan manifestado su acuerdo para emplear este sistema de facturación.
Sin embargo, la Ley 18/2022, publicada el 29 de septiembre de 2022 en el BOE, establece que la factura electrónica será obligatoria, a partir del año 2025, para todos los trabajadores autónomos y las empresas.
En conclusión, la factura electrónica obligatoria se implantará de forma generalizada, mucho más pronto que tarde, en todo el territorio nacional y en los demás países de la UE. Por lo tanto, conviene que los autónomos y los empresarios preparen con anticipación sus sistemas informáticos para que sean capaces de emitir y recibir facturas electrónicas.
